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Controlando a Execução das Tarefas – 1a. parte

“Nenhum vapor ou gás move algo até que seja confinado. Nenhuma catarata jamais gera luz e energia até que seja canalizada. Nenhuma vida cresce até que seja focada, dedicada e disciplinada.” (Harry Emerson Fosdick).

A execução da Sprint é o período do projeto onde a capacidade produtiva do Time é direcionada integralmente para a entrega do incremento de produto acordado. Somente através do comprometimento individual e esforço coletivo dos integrantes do Time, conseguimos assegurar a entrega do valor esperado pelo cliente. Canalizamos a energia do Time através das Sprints, para garantir que, periodicamente, o cliente possa inspecionar uma parte do produto final. Essa prática é fundamental para manter o projeto na direção correta e também para reduzir significativamente os riscos e custos decorrentes das mudanças que acontecerão, inevitavelmente.

A partir deste post, entramos no quinto nível de planejamento e execução do projeto, que corresponde ao Planejamento do Trabalho Diário, conforme mostrado a seguir, no diagrama do Fluxo de Valor do Produto:

Nesta etapa, abordarei os aspectos relacionados à execução da Sprint, abrangendo o controle das tarefas através do quadro de gestão a vista, atualização do Sprint Burndown, condução das reuniões de projeto (diárias, de revisão e retrospectiva), gestão do Backlog da Sprint e ações de replanejamento. Vou começar pelo controle das tarefas através do Taskboard, ou quadro de gestão a vista.

Entendendo o Taskboard.

Conforme mencionado no post anterior, utilizamos o Taskboard como irradiador de informação. O objetivo dessa prática é tornar os desvios e problemas visíveis, para que possam ser resolvidos prontamente. Existe uma frase sobre gestão a vista no Scrum que considero fundamental: “o Scrum não resolve todos os problemas do projeto, mas faz com que todos eles fiquem visíveis”. Sem dúvida alguma, o primeiro passo para a resolução de um problema é ter conhecimento da sua existência.

Muito bem, mas como utilizamos o Taskboard para gerenciar a evolução dos trabalhos na Sprint e também para identificar a necessidade de ações corretivas? Na verdade, a dinâmica do Taskboard é muito simples e pode ser aplicada para diversas finalidades, inclusive para o controle de atividades “não projetizadas”. Por hora, vou restringir a abordagem para as questões relacionadas a projetos.

Retomando nosso exemplo, ao final do planejamento da Sprint, elaboramos o Taskboard com os três primeiros requisitos a serem desenvolvidos e suas respectivas tarefas. O Taskboard, conforme mostrado abaixo, possui três colunas para movimentação das tarefas. Dependendo do projeto, o número de colunas pode ser ampliado para refletir as etapas do processo de desenvolvimento (ex. levantamento, especificação, construção, teste etc.).

Costumo imprimir o Taskboard em uma folha tamanho A0 (A Zero), mas voce pode utilizar também um quadro branco ou mesmo a parede da sala de projeto. Já os post-its de tarefas devem ser menores que os utilizados para requisitos e, preferencialmente, de cor diferente.

Observe que o Taskboard possui um gráfico Burndown que, neste caso, é utilizado para monitorar a evolução do trabalho na Sprint. O gráfico está refletindo os parâmetros de execução definidos para o primeiro ciclo de trabalho: prazo de 20 dias úteis (eixo X) e esforço total de 960 horas (eixo Y). Existem também duas colunas adicionais. Uma para que o Time possa reportar impedimentos e outra para itens não planejados. Vou abordar esses dois tópicos nos posts seguintes.

O fluxo de movimentação das tarefas ocorre da seguinte forma: diariamente, na parte da manhã, cada integrante do time verifica na coluna “Backlog” do Taskboard (que corresponde ao Backlog da Sprint), as tarefas planejadas para execução naquele dia.

Cada integrante retira o post-it relativo a tarefa ou tarefas que pretende executar, sozinho ou com a ajuda de outros integrantes do Time, e coloca na coluna “Em andamento”, conforme exemplo mostrado a seguir:

Assim que as tarefas são deslocadas para a coluna “Em andamento”, devem ser vinculadas aos responsáveis por sua execução. Isso pode ser feito simplesmente anotando o nome do integrante do Time no post-it, ou então através de utilização de adesivos coloridos, conforme mostrado abaixo:

Não gosto de utilizar post-its de cores diferentes para identificar os responsáveis pelas tarefas, por duas razões: primeiro, porque inibe o aprendizado multifuncional, uma vez que as tarefas precisam ser designadas previamente. Segundo, porque o Taskboard fica parecido com um mosaico, principalmente quando trabalhamos com Times grandes. Gosto particularmente das bolinhas coloridas (adesivos), porque podem ser coladas no exato momento que cada integrante assume a tarefa, permitem a identificação rápida dos responsáveis através de utilização de uma legenda e não “poluem” o quadro. Se não encontrar esses adesivos, sugiro escrever o nome dos responsáveis no post-it.

Uma vez que cada tarefa possui seu responsável, o trabalho começa a ser executado. À medida que as tarefas são concluídas, são movimentadas para a coluna “Concluído”, conforme mostrado a seguir:

No exemplo acima, o trabalho do dia foi executado exatamente como planejado. O Time de projeto conseguiu concluir todas as tarefas dentro das estimativas de tempo previamente estabelecidas. Para finalizar, o Time atualiza o Burndown da Sprint, deduzindo a produtividade do dia, que corresponde ao somatório das horas de todas as tarefas concluídas (48 horas), do total de horas previstas para a Sprint (960). O saldo de horas (912) é apontado no gráfico e mostra a situação do projeto em seu primeiro dia. A sobreposição exata entre a linha de evolução da Sprint (linha contínua em vermelho) e a linha meta (linha preta pontilhada), significa que tudo está ocorrendo conforme planejado, pelo menos por enquanto. 

No próximo post continuarei abordando a execução das tarefas e a atualização do Taskboard, apresentando situações divergentes ao planejado. Até lá e obrigado.

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4 Responses to Controlando a Execução das Tarefas – 1a. parte

  1. Gabriela says:

    Olá,
    Como fazer o burndown se a estimativa das tarefas é feita através do planning poker e com isso são atribuídos “pesos” a cada uma e não “hora”?
    Abs,
    Gabriela

    • rsimoes01 says:

      Grabriela,
      Desculpe pela demora na resposta. Veja, são duas informações diferentes. O Planning Poker te ajuda a estimar o esforço necessário para executar algo (requisito ou tarefa). O peso é a prioridade, que é definida pelo cliente. A prioridade é utilizada para orientar a ordem de entrega de cada requisito do produto final. O burndown é elaborado com base nas horas estimadas e o prazo. Se for o burndown do projeto/release, com base nas horas totais estimadas e prazo total. Se for o burndown da Sprint, será elaborado com base no somatório de horas dos requisitos selecionados e prazo definido para a Sprint.
      Qualquer dúvida, fique a vontade para contatar-me.
      Abs.
      Roberto

  2. Muito bacana o post, Roberto. Explica bem detalhadamente a atualização do taskboard, vou linkar no meu blog! abs, Eli

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